Empfang
Rechnungen kommen an einer festen Adresse an.
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Wir richten eine zentrale Rechnungsadresse ein, etwa rechnung@, mit klarer Zuständigkeit und Vertretung. Lieferanten bekommen die neue Adresse mitgeteilt.
E-Rechnung einrichten für Betriebe in Mainz
Empfangen müssen alle Betriebe schon seit 2025, ab 2027 wird der Versand schrittweise Pflicht. Wir richten Empfang, Versand und Archiv ein und stimmen uns dabei mit Ihrer Steuerberatung ab.
Lieber direkt sprechen? 06131 000 000Platzhalter
Die drei Stichtage
Die Stichtage gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- gilt schon1.1.2025
Empfang für alle
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.
- kommt1.1.2027
Versand ab 800.000 € Umsatz
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken.
- kommt1.1.2028
Versand für alle
Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen.
Ist Ihr Betrieb bereit?
An diesen fünf Fragen hakt es in kleinen Betrieben oft:
- Landen E-Rechnungen in einem Postfach, das jemand regelmäßig prüft?
- Kann jemand eine XRechnung lesen, oder sieht er nur Zeichensalat?
- Werden E-Rechnungen im Originalformat aufbewahrt, nicht nur als Ausdruck oder PDF?
- Kann Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen?
- Wie kommen die Rechnungen zu Ihrer Steuerberatung?
Die Technik dahinter ist nicht kompliziert, muss aber einmal sauber eingerichtet werden. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, um die Technik kümmern wir uns.
Das richten wir für die E-Rechnung ein
Wir gehen von Ihrer vorhandenen Software aus. Oft reicht schon ein Update oder eine geänderte Einstellung.
Lesen und prüfen
Wir machen XRechnung und ZUGFeRD lesbar.
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Eine XRechnung ist eine Datei ohne sichtbares Layout. Wir richten ein Programm ein, das sie lesbar darstellt und formale Fehler anzeigt, bevor die Rechnung bezahlt wird.
Archivieren
E-Rechnungen werden nachvollziehbar im Originalformat aufbewahrt.
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E-Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht. Wir richten eine Ablage oder ein Dokumentenmanagement ein, in dem nichts nachträglich verändert wird.
Nach den geänderten GoBD vom Juli 2025 genügt bei E-Rechnungen in der Regel der strukturierte Datenteil. Details klärt Ihre Steuerberatung.
Versand
Sie verschicken Ihre Rechnungen im richtigen Format.
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Wir prüfen, ob Ihr Rechnungs-, Buchhaltungs- oder Handwerkerprogramm E-Rechnungen erzeugen kann, stellen es um oder helfen beim Wechsel. Erste Rechnungen testen wir gemeinsam.
Anbindung an die Steuerberatung
Belege landen dort, wo sie gebraucht werden.
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Wir richten die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei ein, zum Beispiel über eine DATEV-Schnittstelle, oder binden Ihre Buchhaltungssoftware an. Mit der Kanzlei stimmen wir uns ab.
Kurze Einweisung
Ihr Team weiß danach, wer was mit welcher Rechnung macht.
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Ihr Team bekommt eine kurze Einweisung und einen Ablauf auf einer Seite. Darauf steht, wie eine Rechnung nach dem Eingang geprüft, freigegeben, bezahlt und abgelegt wird.
E-Rechnung in Zahlen
45 %der Unternehmen ab 20 Beschäftigten konnten Ende 2024 E-Rechnungen empfangen.
Quelle: Bitkom: Weniger als die Hälfte empfängt E-Rechnungen
800.000 €Vorjahresumsatz ist die Grenze, ab der die Versandpflicht schon 2027 gilt.
Quelle: Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
250 €Kleinbetragsrechnungen bis zu dieser Höhe sind von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen.
Quelle: Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Mit diesen Programmen arbeiten wir
Viele Programme können E-Rechnungen bereits erzeugen, oft nach einem Update. Wir prüfen, ob Ihres dazugehört, und richten es ein.
Buchhaltung
Diese Programme sind bei kleinen Betrieben und Selbstständigen verbreitet.
- Lexware Office
- sevDesk
- DATEV
Handwerk
Handwerkersoftware erstellt Rechnungen direkt aus Angebot und Aufmaß.
- HERO
- Plancraft
- Label
- pds
- TAIFUN
Formate
Diese zwei Formate sind in Deutschland üblich.
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1
Genannte Produkte sind Marken ihrer Hersteller. Wir sind unabhängig und kein zertifizierter Partner dieser Hersteller, sofern nicht ausdrücklich angegeben.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, das Programme automatisch lesen können, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Übergangsweise dürfen Sie beim Versand noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF nutzen. Das gilt bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden können Sie weiter wie bisher stellen.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Was genau für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Für den Empfang ja. Wichtig ist, dass die Rechnungen gelesen, geprüft und im Originalformat aufbewahrt werden. Genau das richten wir ein.
Machen Sie auch Steuerberatung?
Nein. Wir kümmern uns um Technik und Abläufe, also Postfach, Software, Archiv und Schnittstellen. Steuerliche Fragen beantwortet Ihre Steuerberatung, mit der wir uns gern abstimmen.
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Kostenloses Erstgespräch zur E-Rechnung
Sagen Sie uns kurz, mit welchem Programm Sie heute Rechnungen schreiben. Wir melden uns mit einem Vorschlag.
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